Werkwijze

1. Intake en analyse

Een succesvolle samenwerking begint altijd met een grondige intake en analyse. We starten met een kennismakingsgesprek waarin we uitgebreid de tijd nemen om jouw situatie en uitdagingen te begrijpen. Elk vastgoedbeheer is tenslotte uniek, en daarom willen we precies weten wat jij wilt bereiken, hoe jouw debiteurenbeheer momenteel verloopt en waar je mogelijk tegenaan loopt. We kijken naar wat er goed gaat en waar verbetering mogelijk is.

Daarna nemen we het volledige proces onder de loep. We bekijken hoe je nu communiceert, opvolgt en herinneringen verstuurt. Waar kan het sneller of eenvoudiger? Ook schatten we de risico’s in die zich kunnen voordoen en bepalen we welke het belangrijkst zijn om aan te pakken. Het doel is om oplossingen te bedenken die niet alleen nu effectief zijn, maar ook op de lange termijn blijven werken.

Op basis van deze uitgebreide analyse stellen we een plan op dat volledig is afgestemd op jouw specifieke behoeften en doelstellingen.

2. Van plan naar integratie

Na het bepalen van een passende aanpak zetten we deze om in een duidelijke en efficiënte werkwijze die perfect bij jouw situatie past. We zorgen voor een soepele integratie met jouw systeem en manier van werken. Of je nu gebruikmaakt van specifieke vastgoedsoftware, eigen processen hebt of maatwerk nodig hebt, wij zorgen ervoor dat onze aanpak hier naadloos op aansluit.

Onze werkwijze in debiteurenbeheer draait om proactieve en gestructureerde opvolging. Dit betekent dat we nauwkeurig bewaken wanneer huurbetalingen binnenkomen en snel handelen als deze uitblijven. Dankzij een geautomatiseerd en overzichtelijk proces zorgen we ervoor dat achterstallige betalingen tijdig worden gesignaleerd en opgevolgd.

Samen bepalen we hoe we communiceren met huurders: altijd op een vriendelijke, heldere en consequente manier. We streven ernaar om betalingsachterstanden te minimaliseren zonder de relatie met de huurder onder druk te zetten. Onze aanpak is gericht op duidelijkheid en respect, waarbij we tegelijkertijd jouw belangen stevig bewaken. Door regelmatige rapportages en duidelijke communicatie ben jij altijd volledig op de hoogte van de status van je debiteurenbeheer.

3. Proactieve opvolging & communicatie

Vanaf het moment dat we aan de slag gaan, begint het echte werk. Met onze actieve monitoring en persoonlijke aanpak zorgen we ervoor dat onbetaalde termijnen snel worden opgemerkt en efficiënt worden opgepakt. We houden mogelijke betalingsproblemen al in een vroeg stadium in de gaten, zodat we escalaties kunnen voorkomen. Onze communicatie met huurders is altijd vriendelijk en duidelijk. We streven naar oplossingen die voor iedereen werken, zowel voor jou als voor de huurder. Als het nodig is, stellen we flexibele betalingsregelingen op die voor beide partijen haalbaar zijn. Ondertussen blijf je continu op de hoogte van de voortgang dankzij regelmatige updates en rapportages. Deze persoonlijke en gestructureerde aanpak zorgt ervoor dat wij sneller resultaten behalen, zonder de relatie met jouw huurders te schaden.

4. Soms onvermijdelijk: het incassotraject

We richten ons vooral op het vinden van een oplossing via goed en consequent debiteurenbeheer. Helaas is een incasso soms onvermijdelijk. Ons doel? In goed overleg met de huurder tot een betalingsregeling of volledige betaling komen. We pakken dit persoonlijk en respectvol aan, zodat het hele incassotraject soepel verloopt en onnodige escalatie wordt voorkomen.

Mocht een minnelijke oplossing echt niet lukken, dan bespreken we samen de vervolgstappen. Als het niet anders kan, kunnen we een juridische procedure starten. Maar dat zien we echt als laatste redmiddel. We doen er alles aan om eerst via een vriendelijke aanpak een oplossing te vinden. En als het toch zover komt, zorgen we ervoor dat alles netjes en volgens de Wet Incassokosten (WIK) verloopt.

Na ieder traject kijken we terug op hoe het gegaan is. Door te leren van elke ervaring en onze aanpak waar nodig bij te stellen, zorgen we ervoor dat toekomstige incasso’s sneller en soepeler worden afgehandeld. Alles met de focus op een vriendelijke en efficiënte aanpak.

Klaar om samen te werken?

Kom in Contact!

© 2025 Incasa. Alle rechten voorbehouden.