Algemene Voorwaarden

Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle aanbiedingen, offertes, dienstverleningsovereenkomsten en overige rechtsbetrekkingen tussen Incasa en opdrachtgever. Afwijkingen zijn uitsluitend geldig indien schriftelijk overeengekomen en ondertekend door beide partijen. De toepasselijkheid van algemene voorwaarden van opdrachtgever wordt uitdrukkelijk van de hand gewezen. Bij strijdigheid tussen de dienstverleningsovereenkomst en deze voorwaarden prevaleert de overeenkomst.

De dienstverlening, pakketten (Incasa Lite, Incasa Pro en Incasa Collect), werkzaamheden en het betalingsprincipe zijn volledig beschreven in de dienstverleningsovereenkomst. Deze algemene voorwaarden vormen een aanvulling op de overeenkomst en zijn van toepassing op alle rechtsbetrekkingen tussen Incasa en opdrachtgever.

Incasa levert te allen tijde een inspanningsverplichting en is nimmer gehouden tot het behalen van een bepaald resultaat. Incasa heeft het recht een opdracht te retourneren wegens oninbaarheid of indien redelijkerwijs mag worden aangenomen dat incassering binnen een redelijke termijn niet mogelijk is.

Alle communicatie geschiedt per e-mail conform de dienstverleningsovereenkomst. Indien opdrachtgever verzending per post wenst, is een posttoeslag van € 6,00 per verzending exclusief btw verschuldigd. Verzending per post geschiedt uitsluitend na uitdrukkelijk verzoek van opdrachtgever. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor tijdige kennisname van e-mails van Incasa en voor een correct en actueel e-mailadres van de debiteur.

Incasa stelt opdrachtgever een webbased beheerplatform ter beschikking (Incasa Lite of Incasa Pro). Het platform is beschikbaar via een beveiligde persoonlijke inlog en 24/7 toegankelijk. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor vertrouwelijke behandeling van de toegangsgegevens. Misbruik of ongeautoriseerd gebruik dient onmiddellijk per e-mail aan Incasa te worden gemeld.

Bij Incasa Pro geldt de vastgoedbeheersoftware/boekhoudsoftware van opdrachtgever te allen tijde als de leidende bron voor openstaande posten. Incasa Pro ondersteunt een koppeling met de volgende pakketten, voor zover technisch beschikbaar bij implementatie:

• Bloxs
• Exact Online
• Twinfield
• AFAS Software

Incasa streeft naar uitbreiding van de lijst. De beschikbaarheid van een koppeling is geen garantie voor volledige automatische verwerking; de exacte reikwijdte wordt vastgelegd bij implementatie.

Incasa is niet aansprakelijk voor onjuistheden die voortvloeien uit een incorrecte administratie in de vastgoedbeheersoftware/boekhoudsoftware van opdrachtgever. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van de aan Incasa aangeleverde gegevens. Bij Incasa Lite draagt opdrachtgever zorg voor een correcte en actuele invoer van openstaande posten.

Incasa verwerkt persoonsgegevens van debiteuren uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de opdracht, conform de AVG en de tussen partijen te sluiten verwerkersovereenkomst. Opdrachtgever is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de overdracht van persoonsgegevens aan Incasa.

Opdrachtgever garandeert dat de vordering een zelfstandig, opeisbaar en aantoonbaar karakter heeft en dat het vorderingsrecht door middel van deugdelijke documentatie kan worden bewezen. Zodra een vordering ter incasso is overgedragen aan Incasa Collect verbindt opdrachtgever zich tot het volgende:

• alle relevante documenten (overeenkomsten, facturen, aanmaningen, correspondentie) volledig en tijdig aanleveren bij Incasa Collect;
• geen direct contact onderhouden met de betreffende debiteur omtrent de vordering, tenzij Incasa daarvoor uitdrukkelijk per e-mail toestemming verleent;
• betalingen door of namens de debiteur die rechtstreeks aan opdrachtgever worden voldaan, binnen 24 uur per e-mail melden aan Incasa Collect;
• geen schikkingen, creditering, kwijtschelding of andere regelingen treffen zonder voorafgaand overleg met en goedkeuring van Incasa Collect per e-mail.

Indien opdrachtgever in strijd handelt met deze verplichtingen, is Incasa gerechtigd de volledige incassoprovisie en alle gemaakte kosten bij opdrachtgever in rekening te brengen, ongeacht het resultaat van de incasso.

Alle tarieven (abonnement, eenmalige kosten, incassoprovisie, uurtarief en procestarieven) zijn vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. Bij overschrijding van de betalingstermijn is opdrachtgever van rechtswege in verzuim en is de wettelijke handelsrente verschuldigd, vermeerderd met buitengerechtelijke incassokosten conform de WIK. Alle tarieven zijn exclusief btw (21%). Incasa is gerechtigd haar werkzaamheden op te schorten totdat alle openstaande facturen volledig zijn voldaan.

Dit artikel is uitsluitend van toepassing op door Incasa Collect geïncasseerde gelden. Geïncasseerde gelden worden in de volgende volgorde toegerekend: eerst aan gerechtelijke en buitengerechtelijke kosten; vervolgens aan contractuele of wettelijke rente; tot slot aan de hoofdsom. Incasa Collect is gerechtigd haar incassoprovisie en gemaakte kosten in mindering te brengen op de geïncasseerde gelden, alvorens het restant aan opdrachtgever door te betalen.

Bij Incasa Lite en Incasa Pro geldt een betalingskorting op de buitengerechtelijke incassokosten: indien de debiteur de openstaande vordering volledig voldoet binnen vijf (5) kalenderdagen na verzending van de WIK-brief, worden de aan de debiteur in rekening gebrachte incassokosten met 50% verminderd. Deze korting is uitsluitend van toepassing op de buitengerechtelijke incassokosten en niet op de hoofdsom, rente of overige kosten.

Alle door Incasa Collect bij debiteuren in rekening gebrachte en geïncasseerde incassokosten – waaronder buitengerechtelijke incassokosten (WIK-kosten), rente en proceskosten – komen volledig toe aan Incasa, ook indien deze door de debiteur rechtstreeks worden voldaan op de rekening van opdrachtgever. Opdrachtgever is verplicht dergelijke ontvangsten onverwijld en volledig door te betalen aan Incasa Collect.

Indien de debiteur failliet wordt verklaard of anderszins aantoonbaar betalingsonmachtig is, brengt Incasa Collect geen incassoprovisie bij opdrachtgever in rekening.

Indien de debiteur (gedeeltelijk) rechtstreeks aan opdrachtgever betaalt nadat een vordering bij Incasa Collect in behandeling is genomen, zijn de incassoprovisie en kosten direct opeisbaar. Indien opdrachtgever zonder overleg een regeling treft, de werkzaamheden belemmert of de opdracht intrekt, is de volledige incassoprovisie verschuldigd vermeerderd met alle gemaakte kosten.

Dit artikel is van toepassing zodra een vordering door opdrachtgever ter incasso wordt overgedragen aan Incasa Collect. Zowel bij Incasa Pro als bij Incasa Lite ligt dat moment direct na afronding van de volledige workflow via het platform. Opdrachtgever verbindt zich ertoe vorderingen die na het doorlopen van de debiteurenbeheerworkflow onbetaald zijn gebleven, uitsluitend ter incasso over te dragen aan Incasa Collect. Daarbij gelden de navolgende voorwaarden:

• De vordering heeft een zelfstandig, opeisbaar en aantoonbaar karakter;
• alle relevante documenten (overeenkomsten, facturen, aanmaningen, correspondentie) die nodig zijn om een dossier correct te kunnen behandelen worden op verzoek van Incasa aangeleverd;
• na het indienen van een vordering bij Incasa Collect kan er geen direct contact meer met de betreffende debiteur zijn omtrent de vordering;
• betalingen door of namens de debiteur die rechtstreeks aan opdrachtgever zijn betaald, moeten z.s.m. maar in elk geval binnen 48 uur per e-mail aan Incasa Collect worden gemeld;
• schikkingen, crediteringen, kwijtschelding of andere regelingen kunnen uitsluitend tot stand komen na voorafgaand overleg met Incasa Collect.

Gerechtelijke procedures – waaronder ontruimingsprocedures en kort gedingen – worden uitsluitend ingesteld na overleg met opdrachtgever en geschieden voor rekening en risico van opdrachtgever. Incasa heeft een samenwerking met een gespecialiseerd gerechtsdeurwaarderskantoor. Incasa is gerechtigd naar eigen professioneel inzicht te bepalen op welke wijze de opdracht wordt uitgevoerd, tenzij opdrachtgever uitdrukkelijk schriftelijke instructies heeft gegeven die niet in strijd zijn met de wet- en regelgeving.

Zodra een vordering ter incasso wordt overgedragen aan Incasa Collect, brengt Incasa Collect een incassoprovisie in rekening over de hoofdsom van de overgedragen vordering. De provisie wordt berekend op basis van de volgende degressieve staffel (WIK):

Het minimumtarief voor incassoprovisie bedraagt € 45,00 exclusief btw per dossier.

Zodra de debiteur inhoudelijk verweer voert – daaronder begrepen iedere juridische of feitelijke betwisting of aankondiging van een procedure (hierna: het verweermoment) – wordt het dossier voortgezet op basis van nacalculatie tegen een uurtarief van:

• € 125,00 per uur (exclusief btw) bij vorderingen tot € 25.000,00;
• € 175,00 per uur (exclusief btw) bij vorderingen vanaf € 25.000,00.

De tot het verweermoment opgebouwde incassoprovisie blijft onverkort verschuldigd.

Als Incasa Collect namens opdrachtgever een gerechtelijke (ontruimings)procedure start, wordt vooraf opgave gedaan van het procestarief. Dit tarief ligt altijd tussen € 450,00 en € 700,00 exclusief btw, afhankelijk van het belang van de zaak. Dit tarief is exclusief wettelijke griffierechten en deurwaarderskosten. Indien opdrachtgever in strijd handelt met een of meer van de bovenstaande verplichtingen, is Incasa gerechtigd de volledige incassoprovisie en alle gemaakte kosten bij opdrachtgever in rekening te brengen, ongeacht het resultaat van de incasso.

Incasa is geregistreerd in het Incassoregister en voert haar werkzaamheden uit conform de WKI. Opdrachtgever is door gebruik van Incasa vrijgesteld van de verplichting zelf een inschrijving bij dienst Justis te hebben. Incasa hanteert een klachten- en geschillenregeling voor debiteuren, gepubliceerd op www.incasa.nl. Incasa verricht vroegsignalering bij betalingsproblemen conform de wettelijke vereisten.

Incasa aanvaardt uitsluitend aansprakelijkheid bij opzet of bewuste roekeloosheid. Iedere aansprakelijkheid is beperkt tot het bedrag van de ter incasso aangeboden vordering, dan wel – indien lager – het bedrag dat de verzekeraar van Incasa uitkeert. Incasa is niet aansprakelijk voor schade als gevolg van:

• onjuiste of onvolledige informatieverstrekking door opdrachtgever;
• onjuistheden in de vastgoedbeheersoftware/boekhoudsoftware;
• het niet tijdig melden van rechtstreekse betalingen; of
• handelen van derden, waaronder gerechtsdeurwaarders.

Opdrachtgever vrijwaart Incasa voor aanspraken van derden die verband houden met onrechtmatige of onjuiste vorderingen aangeboden ter incasso.

De looptijd is vastgelegd in de dienstverleningsovereenkomst. De overeenkomst gaat in op de eerste dag van de kalendermaand volgend op ondertekening. Na de initiële periode van twaalf (12) maanden wordt de overeenkomst automatisch verlengd voor opvolgende perioden van twaalf (12) maanden, tenzij een partij per e-mail opzegt met een opzegtermijn van drie (3) maanden voor het einde van de lopende periode.

Incasa is gerechtigd de overeenkomst per direct te ontbinden indien opdrachtgever in staat van faillissement wordt verklaard, surseance van betaling aanvraagt, of verplichtingen niet herstelt binnen veertien (14) dagen na ingebrekestelling per e-mail.

Bij beëindiging blijven openstaande vorderingen van Incasa onmiddellijk opeisbaar. Lopende Incasa Collect-dossiers worden in onderling overleg afgewikkeld; Incasa behoudt haar recht op incassoprovisie over betalingen ontvangen na beëindiging met betrekking tot dossiers die tijdens de looptijd in behandeling waren.

Incasa is gerechtigd deze voorwaarden te wijzigen. Wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen voor inwerkingtreding per e-mail meegedeeld. Voortgezet gebruik van de dienstverlening geldt als aanvaarding van de gewijzigde voorwaarden. Indien opdrachtgever niet akkoord gaat, kan de overeenkomst schriftelijk worden opgezegd met ingang van de datum waarop de wijziging van kracht wordt.

Partijen verplichten zich tot geheimhouding van alle vertrouwelijke informatie, tenzij wettelijke verplichtingen of rechterlijke uitspraken openbaarmaking vereisen. Incasa is gerechtigd de naam van opdrachtgever als referentie te vermelden, tenzij opdrachtgever hier schriftelijk bezwaar tegen maakt. Incasa verwerkt persoonsgegevens uitsluitend ten behoeve van de uitvoering van de incasso-opdracht en conform de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), haar privacy- en cookieverklaring, en eventueel overeen te komen verwerkersovereenkomst.

Op deze voorwaarden en alle rechtsbetrekkingen is uitsluitend Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter van de Rechtbank Midden-Nederland, onverminderd het recht van Incasa om te kiezen voor de rechter van de vestigingsplaats van opdrachtgever. Partijen zullen een geschil pas aan de rechter voorleggen nadat zij zich hebben ingespannen het in onderling overleg te beslechten.

Wijzigingen en aanvullingen op de dienstverleningsovereenkomst zijn slechts geldig indien schriftelijk overeengekomen en ondertekend door beide partijen. Indien een of meer bepalingen nietig of vernietigbaar zijn, laat dit de geldigheid van de overige bepalingen onverlet. Partijen vervangen de nietige bepaling door een rechtsgeldige bepaling die de bedoeling zo nauwkeurig mogelijk benadert. Incasa is gerechtigd haar rechten en verplichtingen over te dragen aan een derde, na e-mailkennisgeving aan opdrachtgever. Het niet onmiddellijk uitoefenen van een recht houdt geen afstand van dat recht in.